Kerja Keras

Sudah banyak yang melakukan kerja keras, tetapi belum banyak yang menerapkan kerja cerdas. Apa yang dimaksud dengan kerja cerdas? Kerja cerdas adalah kerja dengan usaha sama tetapi memberikan hasil yang lebih besar (dua kali lebih besar atau bahkan lebih dari itu). Salah satu yang terpenting untuk diterapkan adalah bekerja untuk manfaat maksimum. Bagaimana caranya? Simak yang berikut.

Tentu saja ini yang diinginkan semua orang: manfaat maksimum. Ada beberapa prinsip yang bisa kita coba terapkan untuk mendapatkan manfaat maksimum.

Orientasi Hasil
Sebelum kita memutuskan memaksimumkan manfaat, pastinya kita harus terlebih dahulu mengetahui manfaat apa yang kita inginkan, baik dalam konteks pribadi maupun dalam konteks perusahaan. Jadi, kita perlu memiliki gambaran dari manfaat atau hasil yang ingin kita raih. Semakin jelas gambaran yang kita inginkan tersebut semakin baik.
Misalnya, dalam konteks pribadi kita ingin menghabiskan liburan panjang bersama anak-anak ke Yogyakarta. Agar lebih mudah mengatur strategi, kita perlu memiliki gambaran yang lebih jelas lagi tentang jenis liburan yang akan kita nikmati. Misalnya, liburan bersifat petualangan, sejarah, atau budaya.
Berapa lama waktu yang akan kita habiskan di kota tersebut, berapa dana yang kita bisa sisihkan untuk itu. Setelah itu akan lebih mudah bagi kita untuk menentukan tempat-tempat mana saja yang bisa kita kunjungi, jenis akomodasi dan transportasi apa yang bisa kita pilih sesuai dengan anggaran. Jika ternyata anggaran kurang, kita bisa mengatur strategi dari sekarang, sumber mana yang bisa kita coba untuk mendapatkan dana tambahan demi liburan tersebut.
Dalam konteks pekerjaan, misalnya kita harus melakukan perubahan modul-modul pelatihan bagi karyawan karena ada perubahan visi dan misi perusahaan. Untuk itu, kita perlu memiliki gambaran mengenai perubahan yang akan kita jalankan, modul pelatihan yang baru akan lebih berbasis kompetensi, berbasis pengetahuan, atau kombinasi.
Seberapa besar persentasi setiap komponennya, metode penyampaian apa yang akan digunakan (tatap muka, simulasi, permainan peran, atau dikombinasikan juga dengan pembelajaran elektronik). Semua ini perlu dijabarkan dengan jelas agar bisa dibuatkan perencanaan proyek yang tepat waktu, tepat guna, dan tepat sumber daya.

Disiplin
Hal berikutnya adalah menerapkan disiplin. Setelah kita menyusun rencana persiapan, rencana kegiatan dan strategi mendapatkan dana tambahan agar liburan bisa berlangsung dengan nyaman, kita harus menerapkan disiplin (namun tetap terbuka untuk perubahan ke arah yang lebih baik) untuk menjalankan detail yang sudah direncanakan selama tidak ada hambatan besar yang memerlukan perubahan rencana.
Disiplin bisa mencakup disiplin dalam perencanaan waktu, dana, ataupun sumber daya. Salah satu contoh, misalnya adalah disiplin dalam segi dana.
Misalnya untuk konteks pribadi: karena alokasi dana awal kurang mencukupi, kita memutuskan untuk menyisihkan Rp 1 juta selama dua bulan yang diambil dengan menghemat dana rekreasi mingguan (makan-makan, transportasi, dan belanja rekreasi). Ini harus kita terapkan dengan disiplin, agar dana tambahan yang diperlukan memang dapat terkumpul.
Dalam konteks perusahaan, kita bisa menggunakan perencanaan proyek (project plan) untuk melakukan pengawasan mengenai proses disiplin, sudah berapa persen proyek terselesaikan, apakah jumlah porsi yang diselesaikan ini sesuai dengan yang tertera pada rencana? Apa kendala yang sedang dihadapi, atau yang mungkin dihadapi, dukungan apa dan dari siapa yang diperlukan untuk mengatasi kendala tersebut.

Dukungan
Selanjutnya, untuk mencapai hasil atau manfaat yang telah kita targetkan, akan lebih mudah dan lebih cepat jika kita mendapatkan dukungan yang tepat.
Dalam hal rencana liburan keluarga, dukungan bisa kita coba dapatkan dari berbagai sumber. Salah satu bentuk dukungan adalah dukungan rekan, keluarga, dan kerabat. Cari tahu apakah ada dari mereka yang bisa memberikan dukungan informasi, tenaga, atau bahkan dana. Misalnya, mungkin ada dari kenalan atau kerabat kita yang memiliki agen perjalanan, atau mempunyai agen perjalanan langganan yang bisa memberikan diskon cukup besar sehingga kita bisa mendapat manfaat pemotongan dana transportasi dan akomodasi.
Mungkin juga di Yogyakarta, ada rumah kerabat yang bisa dipinjam atau digunakan dengan dana yang relatif jauh lebih murah daripada dana hotel. Atau jika kita masih harus menyelesaikan banyak pekerjaan dan memiliki sedikit waktu untuk melakukan pemesanan tiket, akomodasi dan detail perjalanan lainnya, mungkin kita bisa mendapatkan dukungan dari rekan, sahabat, atau anggota keluarga untuk menyelesaikan hal-hal ini (tidak perlu kita sendiri yang melakukannnya). Dengan demikian kita tidak perlu meninggalkan pekerjaan penting yang masih harus diselesaikan.
Dukungan bisa juga didapat melalui teknologi. Daripada kita harus melewati kepadatan jalanan dan menghabiskan banyak waktu, uang, serta bahan bakar, mungkin kita bisa memesan tiket dan akomodasi dengan menggunakan fasilitas internet. Dukungan seperti ini selain memberikan manfaat waktu dan tenaga, juga sering kali memberikan manfaat finansial (banyak potongan harga, apalagi jika kita memesannya pada jauh hari sebelumnya).
Untuk konteks pekerjaan, dukungan rekan kerja, baik yang terlibat langsung dalam pelaksanaan proyek yang sedang dijalankan ataupun yang terlibag tidak langsung perlu digalang dengan baik. Untuk pelaksanaan proyek perubahan modul pelatihan, mungkin kita bisa identifikasi tugas-tugas mana saja yang bisa dilakukan sendiri oleh tim inti, tugas mana yang perlu validasi dari divisi lain (terutama untuk job modeling yang terkait dengan materi yang akan dikembangkan), serta tugas mana yang bisa di outsource ke vendor pemberi jasa pelatihan, agar volume pekerjaan bisa maksimal dan waktu penyelesaian pekerjaan juga bisa tepat sesuai dengan jadwal, atau bahkan lebih cepat.

Minimalkan Kesia-siaan
Taiichi Oh no, dari Toyota, adalah tokoh yang sangat berdisiplin dalam memangkas segala sesuatu yang sia-sia, atau yang menghabiskan waktu, tenaga, sumber daya tanpa menghasilkan manfaat yang jelas. Wastes atau muda dalam bahasa Jepang. Ia mengeliminasi waktu tunggu dalam proses kerja dengan menerapkan just-in’time dalam alur kerja, sehingga tidak ada waktu yang terbuang.
Nah, tentu saja kita perlu terlebih dahulu mengidentifikasi proses kerja yang akan dilalui, setelah itu kita perlu mengidentifikasi bagian mana yang perlu dipangkas dan bagian mana yang tetap dipertahankan. Tapi hal itu tidak harus kita lakukan sendiri atau bagian mana yang tetap harus kita lakukan. Setelah itu, kita perlu mengidentifikasi mencari ter-”cerdas” yang bisa kita lakukan untuk menyelesaikan pekerjaan yang membawa manfaat tersebut.
Misalnya, dalam konteks pribadi: kita perlu mengidentifikasi bagian mana yang bisa kita kerjakan sendiri, mana yang bisa kita serahkan ke anggota keluarga lainnya untuk diselesaikan, atau bagian mana yang bisa kita lakukan bersama-sama (penghematan dana bersama).
Untuk konteks pekerjaan, kita bisa mengidentifikasi bagian mana yang bisa kita kerjakan sendiri, kita kerjakan bersama-sama, kita hilangkan, kita serahkan ke bagian lain atau vendor. Kita juga bisa mengidentifikasi modul-modul mana yang masih bisa “didaur ulang”, modul mana yang hanya memerlukan perbaikan atau penambahan, sehingga kita tidak perlu memulai semuanya dari awal.
Masih banyak cara yang bisa kita terapkan untuk bekerja cerdas dengan manfaat yang maksimal. Namun, paling tidak jika belum tahu harus mulai dari mana, kita bisa memulai mencoba menerapkan beberapa strategi yang baru saja dibahas di sini. Selamat dan sukses untuk kita semua.

=======

Judul Asli : Kerja Keras
Oleh
Prof Dr Roy Sembel/Sandra Sembel